Gdzie szukać oszczędności w kancelarii? Sposobem może być kontrola kosztów

Twoja praca polega na obracaniu pieniędzmi. Pomimo tego, że na prywatne konto trafia tylko część tych pieniędzy, to prowadząc kancelarie, każdego dnia podejmujesz wiele różnych decyzji finansowych. Jedne dotyczą większych kwot, inne nie zaprzątają Twoich myśli dłużej niż kilka sekund. Statystycznie większość decyzji finansowych dotyczących małych kwot możesz podejmować spontanicznie, bez głębszego zastanowienia się. 

Psychologia zakupów

Okazje cenowe skonstruowane są w taki sposób, by oszukać mózg. Byś miał poczucie, że ten konkretny przedmiot jest Ci niezbędny. Kupujemy pod wpływem impulsu, mając wrażenie ogromnej oszczędności. W rzeczywistości jest zupełnie inaczej. Bywa i tak, że ogólna moda nie pozwala nam zostać w tyle. I choć zdajemy sobie sprawę, że ten wydatek jest zbędny, brniemy w zakup „bo wszyscy mają”. Nie zastanawiamy się nad tym, czy ta decyzja przyniesie nam korzyści. A jest to szczególnie ważne w decyzjach biznesowych. 

Mechanizm preferencji zakupowych działa w sposób, który odbywa się poza naszą świadomością. Mając różne doświadczenia, wykształcamy sobie myśli, które ułatwiają nam podjęcie decyzji i często utwierdzają w wyborze, którego dokonaliśmy.

“To nie cechy pożądanego obiektu dają nam przyjemność, tylko raczej energia wynikająca z naszego apetytu”

Jak mózg podejmuje decyzje?

Zwróciłeś uwagę na to, że często podobna kwota inaczej jest przez nas postrzegana? O ile prościej jest wydać pieniądze, które zdobyliśmy lekką ręką lub dostaliśmy. A jak ciężko wydać tę samą kwotę mając w głowie ilość pracy, jaką włożyliśmy w ich zarobienie. Takie pieniądze traktujemy zupełnie inaczej, to zjawisko nosi nazwę księgowania mentalnego. To psychologiczny mechanizm, który ponosi odpowiedzialność za nieracjonalność tratowania pieniędzy. To złudzenie, ponieważ każde pieniądze mają w biznesie taką samą wartość. Nawet jeśli nasz umysł próbuje wprowadzić nas w błąd.

Trzeba również pamiętać o tym, że strata boli bardziej niż zysk o równej wartości. O wiele prościej jest nam podjąć decyzję, wiedząc, że ryzyko straty jest mniejsze. Natomiast jeśli widzimy większe ryzyko, jest nam trudniej podjąć decyzję. Robimy wtedy wszystko, by uniknąć utraty pieniędzy.

Mając wiedzę na temat tego jak działa mózg pod wpływem emocji musimy zastanowić się, w jaki sposób chcemy podejmować decyzje finansowe, by ich nie żałować. Zadaj sobie pytania:
 
Czy ta rzecz/inwestycja jest mi potrzebna?

Jaki ta rzecz/inwestycja będzie miała wpływ w dłuższym czasie?

Takie podejście pomaga podejść do decyzji racjonalnie. Jeśli po upływie 24 godzin nadal będziemy pewni, że ta inwestycja jest dla nas ważna i warto zainwestować w nią środki, to łatwiej będzie nam wyobrazić sobie jej efekt w przyszłości. Zastanów się, czy podjęta decyzja jest w pełni racjonalna. Jeśli potrzebujesz – możesz wypisać w tabeli wszystkie ZA i PRZECIW. To często ułatwia ostateczną decyzję, a zmniejsza ilość emocji, jakie inwestycja wywołuje.

Kontrola kosztów w kancelarii komorniczej

Ta sama zasada powinna kierować finansami w kancelarii. Warto jest na bieżąco sprawdzać, czy fundusze wydawane są w racjonalny sposób i czy poczynione wydatki są niezbędne.

Sprawdzając nawet najmniejsze wydatki w kancelarii, jesteśmy w stanie określić, ile wydajemy na drobiazgi, które pozornie wydają się nieistotne. Dokładne zmierzenie kosztów pozwala poznać nasze realne wydatki, a w konsekwencji da solidną podstawę do dobrego zarządzania budżetem. W jaki sposób zrobić to dobrze?

1. Księguj wszystkie koszty, również te małe.
2. Zrób analizę wydatków i podziel je:
- wydatki powodujące zysk w przyszłości,
- wydatki konieczne (ZUS, US, wypłaty, rachunki),
- wydatki na funkcjonowanie biura.
3. Ustal, które z kosztów są najmniej konieczne i można z nich zrezygnować w tym momencie (np. świeże cięte kwiaty w każdym pomieszczeniu). Analizę przeprowadź dokładnie i bez pośpiechu.
4. Sprawdź, czy są koszty, które można obniżyć (np. wynajem zbyt dużego biura, można je podzielić i podnająć część innej działalności).

5. Zoptymalizuj koszty na stałe dzięki dobremu zarządzaniu nimi, procedurami i usuwaniem wąskich gardeł procesów.
6. Stwórz kulturę troski o koszty, regularnie sprawdzaj, czy podjęte decyzje przynoszą oczekiwane efekty.

- wydatki przynoszące zysk,

DOBRA PRAKTYKA z naszej firmy: Zaprzyjaźnij się z excelem, co miesiąc korzystaj z wyciągu wydatków z banku (plik .csv), by móc skategoryzować koszty i uzupełnić tabelę.

Źródło: opracowanie własne

Przykłady kosztów:

– 0 – koszty stałe, tj. ZUS, Urząd Skarbowy, Księgowość, Okresowe badanie pracowników, doradztwo podatkowe, wynajem biura, media
- 1 – umowa na Internet i telefon, pracownik obsługujący strony, niezbędne oprogramowanie
samochód, paliwo
- 2 – dostęp do platform m.in. Lex, obsługa serwerów, informatyk, inwestycje,
- 3 – wszystko to, co wpłynie na lepszy odbiór kancelarii np. nowoczesne oprogramowanie jako
sprawniejsza obsługa sprawy
- 4 - Komfort pracowników i własny, np. nowy samochód firmowy, ekspres do kawy, ładne biuro
- 5 – dodatkowe koszty – abonamenty na usługi, z których się nie korzysta

Taki podział jest dużym ułatwieniem. Zdarzy się, że dany koszt nie pasuje do danej kategorii, pasuje do niej tylko częściowo albo można ulokować go wszędzie. W takiej sytuacji intuicyjnie umieść go tam, gdzie w twojej opinii pasuje najlepiej. Ta tabela ma pokazać Ci, gdzie lokujesz pieniądze i jak zrobić to lepiej.
Dzięki kontroli kosztów szybciej znajdziesz zbędne wydatki i wyeliminujesz je. Tym sposobem znajdziesz środki na ważniejsze działania, np. programy zwiększające efektywność Twojej pracy. Poznaj nasze programy i zobacz, ile roboczogodzin Catobe zaoszczędzi w twojej kancelarii.

G. Gieschen, Nareszcie więcej zysku! 99 porad, jak obniżyć koszty przedsiębiorstwa, Warszawa 2009.

www.ekologia.pl/wiedza/poradnik/jak-oszczedzac/oszczedzanie-w-biurze,11010.html

Kurs: System Kontroli Kosztów - Coraz Lepsza Firma