Zarządzanie zmianą: Przeszkody, z jakimi najprawdopodobniej spotkasz się przy wprowadzaniu nowych narzędzi i usprawnień 

W 9-letniej działalności Catobe wiele razy zetknęliśmy się z obawami pracowników przed zmianą modelu ich pracy. Są to sytuacje trudne, ponieważ w zmianę modelu pracy kancelarii zostaje zaangażowana firma zewnętrzna. Tego typu zmiany są dla pracowników najtrudniejsze. Ktoś z zewnątrz ingeruje w ich model pracy i próbuje przekonać ich, że będzie lepiej. Jednocześnie czasami opór przed zmianą jest tak ogromny, że niezbędna jest pomoc z zewnątrz, aby nie odpuścić w kluczowym momencie.

W każdej sytuacji, w której wprowadzane są zmiany w modelu pracy należy pamiętać, by zmiana ta była podejmowana z odpowiednim przygotowaniem. Więcej o przygotowaniach do zmiany przeczytasz w “Dlaczego wprowadzanie zmian jest tak problematyczne?”  W książce „Przywództwo wyższego stopnia” Kena Blanchard opisane zostały przeszkody w procesie zmiany. 

Ludzie instynktownie boją się nowości. Zanim podejmą ważną decyzję, analizują wszystkie opcje i rozwiązania. Gdy zmiana zostanie im narzucona, zazwyczaj są na nie. Dzieje się tak dlatego, że zostaje im odebrana możliwość przemyślenia zmiany.

Co, jeśli nagle, z góry, przychodzi informacja o zmianach?

W pierwszym momencie pojawia się opór „Po co zmieniać coś, co działa prawidłowo?” W następnym etapie pojawia się stres, pracownik zaczyna się bać, automatycznie uważa, że zmiana jest zła. Dlatego podczas planowania przebudowywania modelu pracy i wdrażania nowości należy pracownika z tymi koncepcjami zapoznać, a ponadto zrobić to odpowiednio wcześnie.

Nieprzepracowane obawy pracowników położą Ci wprowadzane usprawnienie. Z jakimi obawami się spotkasz?

Pracownicy, którzy stoją w obliczu zmian, przechodzą przez ściśle określone stadia obaw. 

Pracownicy boją się braku informacji. Potrzebują oni tych samych wiadomości, z których korzystały osoby decydujące o wprowadzeniu zmiany. Jeśli pracodawca nie da dostępu do rzetelnych i zrozumiałych informacji o zmianie – pracownicy sami stworzą sobie własne wyobrażenie. Stąd plotki i domniemania zajmą miejsce faktów.

W kolejnym stadium pracownicy zastanawiają się, jak te zmiany wpłyną na ich samych, na ich sytuację. Liderzy muszą stworzyć warunki do rozmowy o obawach, do wyrażenia opinii o zmianie.

Pracownicy obawiają się sposobu wprowadzenia zmian oraz konsekwencji jakie z nich płyną. Zadają sobie pytania o to, czy ta zmiana ma sens, czy dzięki niej zrobią realne postępy. W tym momencie osoby odpowiedzialne za wprowadzenie zmiany mogą zyskać (lub stracić) wiarygodność.

Ostatnie stadium to obawy dotyczące udoskonalenia efektów zmiany. Pracownicy obawiają się, że zmiana nakierowana jest na ciągłe ulepszanie. A ulepszanie to w ich odczuciu wymiana starego na nowe i tak w kółko.

Czy można przewidzieć niepowodzenie planowanych zmian? Czy da się przed tym uchronić?

Pracodawcy popełniają błędy podczas wprowadzania zmian w modelu pracy, a można tych błędów uniknąć.

„Jakkolwiek każda organizacja jest na swój sposób unikalna, powody niepowodzeń się powtarzają.” 

Do przyczyn niepowodzenia podczas wprowadzania zmiany należą:

- nieprzedstawienie powodów do wprowadzenia zmian, brak wizji wzbudzającej entuzjazm;

- przekonanie, że ogłoszenie wprowadzenia zmiany równa się jej wprowadzeniu;

- lekceważenie obaw pracowników;

- brak zaangażowania tych pracowników, którzy mają dokonać zmian, w proces planowania;

- brak liderów i zwolenników zmiany;

- brak zachęty do nabywania nowych umiejętności przez pracowników;

- brak komunikacji.

Opór jest wynikiem stresu

Szkoleniowcy i liderzy, którzy odpowiedzialni są za wprowadzenie zmian, często spotykają się ze zdecydowanym oporem pracowników lub jednego z nich. Bywa, że taki pracownik neguje wszystkie postanowienia. Działa jak zapora i kwestionuje w zasadzie wszystkie tłumaczenia. W gruncie rzeczy taka osoba wcale nie działa na korzyść kancelarii. Mylnie odczytując intencje i potrzebę zmiany, blokuje jej (a często i swój) rozwój. Nie każdy pracownik ma wysoki poziom gotowości do zmiany. Jak zwykł mawiać Mark Twain:

„Jedyną osobą, która lubi zmiany, jest niemowlę z mokrą pieluchą.”

Najlepszą rzeczą, jaką można w takim momencie zrobić, jest zespołowa praca z zaangażowaniem pracowników nad rozwiązaniem problemu. Więcej na ten temat w artykule „Jak dobrze wprowadzić zmianę”

Z doświadczenia wiemy, że najwięcej projektów umiera w momencie oporu pracowników, nigdy nie realizując początkowej wizji. Bardzo często opór jest tak duży, a kontrargumenty tak zmyślne, że inicjator się poddaję i uznaję, że to jednak nie był dobry pomysł. Jak łatwiej przeprowadzić początkowe fazy wprowadzania zmiany? Przeczytasz w następnym artykule „Jak dobrze wprowadzić zmianę”

Jeżeli masz przeświadczenie, że wprowadzenie zmiany w Twojej kancelarii może być problematyczne, zadzwoń! Opierając sie na naszym doświadczeniu poradzimy sobie z tym razem.