by

Jest wiele wzorców dobrego zachowania związanego z wykorzystywaniem informatyzacji, jednakże opisujemy 3, które naszym zdaniem są najważniejsze: 

1) Dbanie o bezpieczeństwo kancelarii

a) Sprawdź, czy programy, z których korzystasz, są zabezpieczone przed wysyłaniem danych na zewnętrzne serwery (spełniają wymogi m.in. GIODO oraz RODO).
Jeżeli chcesz dowiedzieć się, jak chronimy dane, przeczytaj nasz artykuł na ten temat Dlaczego podpisywanie aplikacji Catobe jest ważne dla Twojej kancelarii
b) Pamiętaj, aby zawsze mieć w komputerach zabezpieczone dyski i pliki konfiguracyjne.
c) Zabezpieczaj serwery z bazami danych, np. konto administratora serwera zabezpieczaj hasłem.
d) Zawsze miej backup danych i sprawdzaj, czy jesteś w stanie odtworzyć go w razie utraty danych (najlepiej więcej niż 1 oraz w innej lokalizacji geograficznej);
e) Przeprowadzaj regularne szkolenia pracowników z podstawowych zasad bezpieczeństwa IT, które mają na celu podnieść ich umiejętności oraz świadomość o potencjalnych zagrożeniach;

2) Inwestowanie w infrastrukturę informatyczną,

czyli serwery, komputery, drukarki i kable, które te wszystkie urządzenia łączą. 
Współpracuje z nami prawie sześćset kancelarii i czasami spotykamy kilkunastoletnie komputery, które ledwie działają. Jak wymienić sprzęt bez nadwyrężania budżetu? Polecamy komputery poleasingowe. Taki komputer kosztuje kilkaset złotych, a posłuży parę lat i nie generuje kosztów w postaci: 
– powolnej pracy, 
– przestojów, 
– serwisów.

3) Świadome i przemyślane wybory:

a) Wybierz oprogramowania na podstawie faktycznych potrzeb, z których będziesz na bieżąco korzystać.
b) Zastanów się, czy kupujesz pakiet, bo jest taniej, czy faktycznie będziesz korzystał ze wszystkim programów w nim oferowanych.
Dlaczego miałoby Ci to przeszkadzać?
Posiadając licencje na program, większość osób ma poczucie załatwionego tematu, przestając więc szukać bardziej dopasowanego do siebie programu, a ich problem dalej nie został w pełni rozwiązany.
c) Sprawdź, czy program, który ma zaspokoić Twoją potrzebę, jest dla Ciebie intuicyjny. Nie zawieraj licencji na oprogramowanie bez wcześniejszego sprawdzenia, czy wygodnie i sprawnie będzie się z niego korzystało. Zmiana oprogramowania będzie wymagać od Ciebie zdecydowanie więcej energii niż wypróbowanie paru opcji na początku.

Sprawdź, czy faktycznie wprowadziłeś powyższe praktyki do Twojej kancelarii, bo od czytania nic się nie zmieni. Jeżeli tak, gratulujemy dobrze prowadzonej kancelarii, a jeżeli widzisz jakieś niedociągnięcia i potrzebujesz wsparcia, odezwij się do nas, chętnie pomożemy.

Zadzwoń

Zostaw komentarz