Własne szablony pism to często efekt wielu lat pracy kancelarii. Są dopracowane, odpowiadają przyjętym procedurom i pozwalają szybciej przygotowywać kolejne dokumenty. Jeżeli kancelaria ma dobre szablony, samo dostarczenie kolejnych nie jest więc powodem do zmiany sposobu pracy.
Dlatego porównując szablon z programem, warto spojrzeć nie tylko na treść gotowego pisma. Ważniejsze jest to, ile czynności kancelaria musi wykonać, zanim dokument będzie gotowy i co pozostaje do zrobienia później. Czy trzeba samodzielnie pobrać dane, wykonać wyliczenia, uzupełnić dokument, sprawdzić wynik i wykonać kolejne czynności?
To właśnie zakres pracy wykonanej przed przygotowaniem pisma i po nim pokazuje rzeczywistą różnicę między dobrym szablonem a rozwiązaniem automatyzującym proces.
Szablon nie jest problemem
Dobry szablon może świetnie spełniać swoją funkcję. Przyspiesza przygotowanie pisma i pozwala korzystać z treści wypracowanych przez kancelarię przez lata.
Nadal jednak po stronie kancelarii pozostają czynności, które trzeba wykonać przed przygotowaniem dokumentu i po nim: uzupełnić lub zweryfikować dane, wykonać potrzebne obliczenia, zastosować odpowiedni wzór, sprawdzić dokument i wykonać kolejne czynności w sprawie.
Dlatego porównując własne szablony z programem, warto patrzeć nie tylko na to, jak szybko powstanie pismo, ale również na to, ile czynności kancelaria musi wykonać, aby przeprowadzić dany etap sprawy od początku do końca.
Gotowy szablon a proces na początku sprawy — SIESTA
Przy wszczęciu postępowania własne wzory mogą znacząco skrócić czas przygotowania pierwszych pism. To ich realna wartość. Sam wzór nie wykonuje jednak pozostałych czynności potrzebnych do podjęcia sprawy. Trzeba m.in. ustalić, których spraw dotyczy dana czynność, sprawdzić potrzebne dane, wybrać właściwy sposób dalszego postępowania, przygotować odpowiednie dokumenty i wykonać następne czynności.
I właśnie tutaj warto porównać zakres pracy.
SIESTA nie zastępuje jednego szablonu innym. Program wspiera rejestrację wniosków elektronicznych, weryfikuje adresy dłużników, dobiera odpowiednie wzory pism, przygotowuje dokumenty, a następnie wykonuje kolejne czynności w sprawie.
Różnica nie sprowadza się więc do tego, jaki dokument otrzyma kancelaria. Różnica polega na tym, ile pracy trzeba wykonać, zanim dokument powstanie i ile pozostaje jej po przygotowaniu pisma.
/ zestawy czynności
Treść pisma
Kancelaria może mieć własną, dopracowaną przez lata treść i dostosować ją do swojego sposobu pracy. Szablony mogą wykorzystywać m.in. zmienne i warunki.
SIESTA korzysta z gotowego zakresu pism dostępnych w systemie, aktualizowanych przez Catobe. Sama treść dokumentu nie jest więc najważniejszą różnicą między rozwiązaniami.
Nie każda czynność z zestawu pasuje do każdej sprawy
Szablon może mieć zmienne i warunki, ale użytkownik nadal uruchamia określone pismo lub zestaw czynności.
SIESTA wykorzystuje dane sprawy do sprawdzenia, czy dana czynność ma zostać wykonana. Jeśli model obejmuje np. zajęcie wynagrodzenia za pracę, ale w konkretnej sprawie warunki nie są spełnione, program jej nie przygotuje.
Ustawienia i dane sprawy wpływają na to, jakie pisma rzeczywiście powstaną.
Przejście przez kolejne kroki
Zestaw może przygotować kilka czynności jednocześnie, ale podczas jego wykonywania użytkownik nadal przechodzi przez pojawiające się okna i zatwierdza kolejne kroki.
Nawet pojedyncze potwierdzenie wymaga obecności pracownika przy każdej sprawie.
SIESTA przechodzi przez kolejne kroki modelu bez konieczności każdorazowego klikania przez pracownika.
Obsługuje przewidziane w procesie okna zgodnie z konfiguracją i wykonuje czynności dla kolejnych spraw.
Kilka pism powstaje do tego samego adresata
Sam szablon odpowiada za przygotowanie pisma. Sposób obsługi wysyłki i kosztów korespondencji jest kolejnym etapem pracy.
Jeżeli kilka pism ma trafić do tego samego adresata, SIESTA może przygotować jedną kopertę i naliczyć koszt korespondencji tylko przy jednym piśmie.
Nie powstają więc dodatkowe koszty, które później trzeba korygować.
Uruchamiasz pierwsze czynności dla kilkudziesięciu spraw
Przy większej partii spraw kancelaria musi mieć sposób kontroli, czy w poszczególnych sprawach wykonano właściwy zakres czynności i czy nie pojawił się wyjątek wymagający reakcji.
Jeżeli SIESTA nie może prawidłowo wykonać czynności w konkretnej sprawie, nie robi jej na siłę. Pomija sprawę i wskazuje w raporcie przyczynę.
Użytkownik może wrócić do spraw wymagających uwagi, zamiast ponownie sprawdzać całą partię.
Gotowy szablon a proces na końcu sprawy - FINITO
Jeszcze wyraźniej widać to przy zakończeniu postępowania.
Kancelaria może posiadać dopracowany wzór postanowienia o umorzeniu. Sam wzór nie ustali jednak za pracownika, jaki wariant postanowienia zastosować, jak rozliczyć koszty konkretnej sprawy, jakie dokumenty dołączyć ani do kogo wysłać przygotowane postanowienie.
FINITO nie ogranicza się do przygotowania treści postanowienia. Wykonuje również kolejne powtarzalne czynności potrzebne do zakończenia sprawy.
/ zestawy czynności
Treść postanowienia
Kancelaria może mieć bardzo dobrze dopracowane własne postanowienia, odpowiadające jej praktyce.
FINITO korzysta z postanowień aktualizowanych przez Catobe. Sama treść pisma nie jest jednak najważniejszą różnicą.
Wybór wariantu zakończenia
Użytkownik wybiera właściwy szablon lub zestaw dla danego sposobu zakończenia sprawy.
Po decyzji komornika o zakończeniu sprawy FINITO na podstawie jej danych dobiera właściwy obsługiwany wariant postanowienia.
Rozliczenie kosztów
Dobry szablon może pobierać dane, wykonywać obliczenia i uwzględniać wcześniej naliczone koszty.
FINITO wykonuje końcowe rozliczenie na podstawie danych sprawy, uwzględnia koszty powstające przy jej zakończeniu i wpisuje wynik do postanowienia.
Przejście przez kolejne kroki
Zestaw uruchamia powiązane czynności, ale pracownik nadal przechodzi przez kolejne okna i zatwierdza wymagane kroki.
FINITO obsługuje kolejne okna i kroki procesu bez prowadzenia programu przez pracownika kliknięcie po kliknięciu.
Czynności po postanowieniu
Zestaw może obejmować część dalszych czynności, ale użytkownik nadal przechodzi przez ich wykonanie.
FINITO działa dalej po przygotowaniu postanowienia: tworzy wzmiankę o wyniku egzekucji, drukuje kartę rozliczeniową i gdy jest potrzebny przekaz dla dłużnika.
FINITO nie podejmuje za komornika decyzji o zamknięciu sprawy. Przejmuje powtarzalną część pracy, która pojawia się po podjęciu tej decyzji.
Kiedy własny szablon w zupełności wystarcza?
Własny szablon może być wystarczającym rozwiązaniem, jeżeli kancelaria kończy w ten sposób niewiele spraw, a ręczne rozliczenie kosztów i przejście przez kolejne czynności nie stanowi istotnego obciążenia. W takim przypadku dodatkowa automatyzacja może po prostu nie przynieść wystarczającej korzyści na zasadzie zaoszczędzony czas/koszt.
Dopracowane szablony mogą bardzo dobrze przygotowywać pisma. SIESTA i FINITO zaczynają dawać inną wartość tam, gdzie przejmują również pracę wokół dokumentu: SIESTA przy pierwszych i wybranych kolejnych czynnościach, a FINITO przy zakończeniu sprawy.
Nie porównujmy szablonu z szablonem. Porównajmy 5 spraw
Jeżeli obecny sposób pracy kancelarii działa, nie ma powodu zmieniać go na podstawie samej deklaracji, że inne rozwiązanie jest „bardziej zautomatyzowane”.
Lepiej to sprawdzić.
Wybierz 5 rzeczywistych spraw zakończonych w obecny sposób i porównaj je z 5 porównywalnymi sprawami obsłużonymi przez FINITO.
Porównaj:
- ile czynności trzeba było wykonać ręcznie,
- ile danych należało sprawdzić i przenieść,
- kto wykonywał rozliczenie kosztów,
- ile kolejnych kroków wymagało działania pracownika,
- jakie czynności trzeba było wykonać po przygotowaniu postanowienia,
- ile czasu wymagało przeprowadzenie całego procesu.
Nie oceniaj wyłącznie gotowego dokumentu. Porównaj zakres wykonanej pracy.
Masz własne szablony? Weź 5 rzeczywistych spraw i sprawdź, ile pracy wykonuje dziś pracownik, a ile może przejąć FINITO.