Informatyzacja wkracza w każdą przestrzeń. Ułatwia, usprawnia, przyspiesza procesy, oszczędza czas, optymalizuje pracę. To korzyści, których nie da się przecenić, jednak należy docenić.
Kiedy nadchodzi dobry moment na informatyzację?
Odpowiednia pora jest zawsze, jeśli tylko czujemy, że możemy realnie polepszyć swoją pracę. Oczywiście każde usprawnienie, które na siebie zarabia jest dobrym wyborem.
Wsłuchując się w opinie przedstawiane przez naszych klientów wiemy, że pierwsze kroki w kierunku informatyzacji przynoszą najlepsze efekty wtedy, gdy postawimy je na samym początku prowadzenia kancelarii. W momencie kiedy wszystko jest na głowie jednej osoby najprościej wprowadzić rozwiązania oparte na wirtualnych pracownikach. Dzięki temu w późniejszym okresie jest nam łatwiej i szybciej wdrożyć do pracy nowego, niedoświadczonego pracownika. Czas jaki poświęcamy na zapoznanie go z działaniem kancelarii znacznie się skraca, przez co on sam szybciej staje się pracownikiem samodzielnym i produktywnym.
Wraz z rozwojem kancelarii i zatrudnianiem kolejnych pracowników nasze działania są bardziej efektywne.
Od właściciela kancelarii zależy odpowiednie zarządzanie pracą
Czy stworzy warunki, w których pracownicy będą się rozwijali. Priorytetem jest poprowadzenie sprawy w sposób efektywny i sprawny. Na początku, przy małej ilości spraw da się to zrobić, jednak w miarę upływu czasu i rozwoju kancelarii zauważa się, że dużą część pracy zajmują czynności, które można zinformatyzować. Istnieją zadania powtarzalne, które zajmują dużo czasu. Ten sam czas można wykorzystać lepiej. Siły kancelarii warto skierować tam, gdzie przyniosą największe korzyści.
Proces optymalizacji pracy zagościł już w każdej branży, również wśród mikrokancelarii. Optymalizując zadania żmudne, powtarzalne i jednocześnie niezbędne do wykonania, odciążamy zespół, aby pracownicy mogli wykazać się na innym polu. Często dużo ważniejszym z punktu widzenia naszej działalności.
Przed jakim wyborem stajemy, gdy przytłacza nas ilość pracy?
Otwierając kancelarię, jesteśmy skłonni zostawać po godzinach. Pracować więcej w imię rozkręcenia działalności, zdobycia i poukładania spraw. Jednak w pewnym momencie dochodzimy do ściany. To sytuacja, w której mimo dziesiątek nadgodzin nadal mamy zaległości. Mamy wybór czy lepsze będzie zatrudnienie dodatkowego pracownika czy informatyzacja firmy.
Należy przy tym porównać kilka parametrów: miesięczne koszty, ilość czasu potrzebnego do pełnego wdrożenia, zaawansowanie rozwiązania oraz bezobsługowość.
Analizując powyższą tabelę widzimy, że nowy pracownik to wysokie koszty, średnio zaawansowane rozwiązania, zwłaszcza w pierwszych miesiącach pracy. W tym czasie nowy pracownik posiada ograniczoną wiedzę i umiejętności, a to generuje długi czas, który potrzebny jest na jego wdrożenie do pracy (nawet do pół roku).
Można też skorzystać z usług firm informatycznych, które zwiększają funkcjonalność bazowych programów jak Komornik SQL czy Kancelaria Komornika. W tym przypadku mamy co prawda niskie koszty, jednak równie niską bezobsługowość i niezbyt zaawansowane rozwiązania.
Wreszcie istnieje rozwiązanie trzecie. Są nim programy IT. Na tle poprzednich rozwiązań wyróżniają się niskimi kosztami i jednocześnie wysokim zaawansowaniem i praktycznie zerową obsługą przez człowieka. Wdrożenie ich w kancelarii oraz pełna nauka działania programu trwa około tygodnia.
Warto dostrzec możliwości, które daje nam odpowiednie oprogramowanie, zauważyć korzyści jakie przynosi w dłuższym czasie
Dla małych kancelarii systemy usprawniające pracę są bardzo dobrym rozwiązaniem.
Ogrom czynności jakie należy wykonać przy często ograniczonych (ze względu na finanse) zasobach ludzkich przekłada się na ilość popełnianych błędów, efektywność pracownika, wreszcie czas jaki spędza się na swoich zadaniach. Dzięki systemom i programom odpowiednio dobranym do kancelarii ograniczamy błędy, zwiększamy efektywność pracownika na ważniejszych dla nas polach, a także skracamy czas, który zajmują nam czynności powtarzalne i wykonywane mechanicznie.
Czy informatyzowanie małej kancelarii ma sens?
Oczywiście, że ma, nie tylko po to żeby odzyskać parę godzin miesięcznie. Dużo ważniejsze jest docenienie pracownika. Dając mu czas na rozwój, sprawimy, że stanie się lepszym pracownikiem. Taka osoba wie na co go stać, chętnie wykonuje swoje zadania, czuje się ważna w swojej pracy. Pracownik, który czuje się doceniony daje od siebie więcej, a to przekłada się na jego efektywność. Z punktu widzenia właściciela kancelarii lepsza jest inwestycja w szkolenie obecnych pracowników, dowartościowanie ich, pokazanie jak ważni są dla kancelarii i sprawienie, że chcą u nas pracować.
