Aby dobrze przeprowadzić zmianę modelu, należy bardzo dokładnie przeanalizować i określić potrzebę, wraz z pracownikami, aby odnosić się do rzeczywistości, osób, którym chcesz wprowadzić zmiany.
Jeden z klientów Catobe wprowadził zmianę dopiero po półtora roku od zrozumienia potrzeby!
Klient chciał wprowadzić do swojej kancelarii program do zakończeń, ponieważ dostrzegł, że pracownik, który się tym zajmuje, mógłby zająć się innym tematem. Ważniejszym z jego puntu widzenia. Popełnił jednak błąd – zakomunikował zmianę, narzucając ją. Podczas wdrożenia programu pracownik był nastawiony negatywnie, on osobiście nie widział potrzeby zmian. W tamtym momencie do zmiany nie doszło. Po roku ponownie skontaktowano się z nami, ponieważ zmieniła się kadra pracownicza i nie ma już nikogo, kto blokowałby wprowadzenie zmiany.
W takiej sytuacji rozwiązaniem jest wcześniejsza rozmowa z pracownikiem, przedstawienie mu możliwości, pokazanie zysków i redukcja obaw. Jest to ważne również w sytuacji, gdy pracownicy są mocno przyzwyczajeni do znanego modelu działania. Przywiązanie jest tak mocne, że każda wzmianka o możliwości wprowadzenia nowości jest automatycznie torpedowana i uznawana za zły pomysł. Dla pracowników kluczowe jest pozostanie w swojej strefie komfortu, jest to wygodne i bezpieczne. Więcej o obawach w artykule „Zarządzanie zmianą: Przeszkody z jakimi najprawdopodobniej spotkasz…”
Strategia zarządzania zmianą
Znamy już przyczyny niepowodzenia zmiany:
– niezaangażowanie pracowników w proces planowania zmiany,
– przekonanie, że ogłoszenie wprowadzenia zmiany równa się jej wprowadzeniu,
– lekceważenie obaw pracowników przed wprowadzeniem zmiany,
– wprowadzenie zmiany z dziś na jutro.
Na szczęście mamy także strategie zarządzania zmianą, które pomogą nam we wprowadzeniu zmiany i rozwianiu obaw pracowników.
Regularne spotkania z pracownikami stworzą kulturę pracy opartej na szukaniu ulepszeń, dzięki temu zmiana będzie czymś naturalnym, bo zarówno pracodawca, jak i pracownicy mierzą się, nie ze sobą, a wspólnie z problemem.
1. Przedstawienie pracownikom problemu, tak by go obiektywnie dostrzegli
Zwiększenie możliwości zaangażowania się pracowników i wpływu na swoją pracę. Należy wziąć pod uwagę, że pracownik chętniej wybierze decyzję, na której ukształtowanie sam miał wpływ niż tą, którą podjęli i narzucili mu inni. Jeśli pokażemy pracownikowi, że jest szansa na poprawę, będzie nam łatwiej przejść do kolejnego punktu, tj.:
2. Zaangażowanie osób, których zmiana dotyczy, by uczestniczyły w poszukiwaniu rozwiązań
Wprowadzenie zmian wymaga silnego zespołu, który będzie mówił jednym głosem, dlatego wciągnięcie pracowników w planowanie zmiany i wspólne szukanie rozwiązań zbliża nas do wprowadzenia tej zmiany. Warto zadać pytanie ”Czy ktoś ma lepszy pomysł, od zaproponowanego przeze mnie, żeby rozwiązać ten problem?
Co w przypadku gdy, ktoś zaproponuje coś lepszego niż Ty? To świetnie, po to zatrudnia się pracowników!
A co, gdy pomysł jest gorszy?
I tak warto przeznaczyć chwilę na jego testy, choćby po to, żeby pracownicy nie sabotowali Twojego rozwiązania, porównując go do wyidealizowanej wersji zaproponowanego przez siebie.
3. Wspólne podejmowanie decyzji - testy
Stwarzanie możliwości i zachęcanie do działania.
Jeśli liderzy pokażą pracownikom możliwości i będą ich motywować do działania, to pracownicy szybciej rozwiną nowe umiejętności i chętniej zaangażują się w sprawy kancelarii. Ważne jest, aby podczas spotkania znaleźć rozwiązanie, które każdy zaakceptuje, aby nie sabotować zmiany. Ponadto nie traktujmy raz wprowadzonej zmiany jako ostatecznej, dajmy sobie możliwość wypróbowania innego rozwiązania, jeżeli to nie będzie najlepsze.
4. Wspólna odpowiedzialność
Razem realizujemy zmianę, wspólnie pracujemy nad wprowadzeniem ulepszeń i stworzeniem dogodnych warunków do efektywnej pracy. Pracujemy nad tym razem i każdy ma prawo wyrazić swoje zdanie. Dawanie przykładu i chwalenie postępów to rzeczy, z którymi nie można zwlekać. Wspólna decyzja o wdrożonym projekcie zmniejsza możliwość marudzenia na zmianę – skoro brało się udział w wybraniu tej opcji.
Komunikacja podczas wprowadzania zmiany
Znaczenie komunikacji podkreślane jest dziś na każdym kroku, a ilość opracowań na ten temat jest trudna do zliczenia. Komunikacja jest podstawą wszystkiego. Skuteczna komunikacja w trakcie planowania i wprowadzanie zmiany jest podstawą sukcesu. Jeżeli będzie brakowało komunikacji, uczciwej, empatycznej i rzetelnej, pracownicy sami wymyślą potrzebne im informacje. Miejsce faktów zajmą plotki. Dialog podczas wprowadzania zmiany jest bardzo ważny, ponieważ dzięki niemu można zredukować wiele obaw i niejasności. Należy mieć świadomość, że jednokrotne przekazanie informacji nie wystarczy, by pracownicy zaczęli działać. Ilość informacji, jaka dociera do człowieka, jest tak ogromna, że bez przefiltrowania ich nie bylibyśmy w stanie nadać im odpowiedniej wagi. Z tego względu lider powinien przekazać to, co ma do powiedzenia kilka razy na kilka różnych sposobów.
Oczywiście najprościej jest narzucić pracownikom coś z góry, jednak wtedy chęć sabotowania takiej zmiany będzie jeszcze większa. Komunikacja leży u podstaw dobrze przeprowadzonej zmiany. Dzięki niej rozwiewamy wątpliwości, analizujemy etapy wprowadzania zmiany, dostrzegamy korzyści. Efekty dobrze przeprowadzonych zmian widać w kancelariach, które pomimo pierwotnych obaw – przełamały je i teraz z większym zapałem wprowadzają kolejne nowości. Czerpią garściami z możliwości, usprawnień i podpowiedzi, które pomagają im rozwijać kancelarię.