Spojrzenie z drugiej strony biurka
„Prostota, a co za tym idzie jasność zapisu pozwalają uniknąć rozbieżności i domysłów w interpretacji. Komornik łatwiej i szybciej może uzyskać to czego oczekuje od Wierzyciela.” - Jakub Majewicz - Kierownik Działu Obsługi i Automatyzacji Procesów Sądowych i Egzekucyjnych w Kancelaria Prawna RAVEN P. Krupa sp. k
Dla komornika postanowienie o umorzeniu sprawy to często formalność. Dla wierzyciela może być to moment wyjścia do kolejnego kroku: decyzji o zleceniu, analizie działań, eskalacji. Właśnie dlatego to, jak wygląda pismo, ma realny wpływ na dalszy bieg sprawy i współpracę z kancelarią komorniczą.
Co widzi wierzyciel, gdy otwiera pismo?
Oczywiście, każda kancelaria musi działać zgodnie z przepisami. Ale wierzyciel, zwłaszcza masowy, analizuje dokumenty inaczej.
Pojawiają się często pytania:
Czy wiem, dlaczego sprawa została umorzona?
Czy rozumiem, co zostało zrobione?
Czy dane są kompletne, czy muszę jeszcze o coś pytać?
Czy ta kancelaria działa konsekwentnie i przewidywalnie?
Jeśli każde pismo wygląda inaczej, zawiera inne układy sentencji, skróty lub pominięcia, to po stronie wierzyciela rośnie czas potrzebny na analizę. A czas to koszt. Czasem: zaniechanie dalszej współpracy.
Standaryzacja postanowień komorniczych – co zyskuje kancelaria, a co wierzyciel?
Dla masowego wierzyciela standaryzacja oznacza przede wszystkim możliwość działania w przewidywalny sposób.
„Stosowanie jednolitego układu dokumentu przez ponad 350 kancelarii pozwala naszym pracownikom na sprawne działanie. Znajomość struktury dokumentu umożliwia szybkie odnalezienie kluczowych informacji — takich jak data, przyczyna czy zakres działań — co przekłada się na sprawną i efektywną realizację kolejnych etapów procesu.” Jakub Majewicz
To nie tylko wygoda. To mniej błędów, szybsze decyzje, mniej telefonów i maili z pytaniami. To także większe zaufanie do kancelarii, która działa według czytelnego, powtarzalnego schematu.
Czy standaryzacja ogranicza elastyczność kancelarii komorniczej?
To najczęstszy zarzut wobec standaryzacji:
„Każda sprawa jest inna. Gotowy szablon to ograniczenie.”
W systemie FINITO szablon nie jest narzucony raz na zawsze – kancelaria ma wpływ na kluczowe elementy działania programu.
Można m.in.:
wybrać wariant treści sentencji i uzasadnienia – np. włączyć lub wyłączyć wybrane fragmenty,
zdefiniować typy wysyłki i przypisać je do konkretnych odbiorców – list polecony do wierzyciela lub osobiste doręczenie korespondencji,
określić sposób rozliczania kosztów – z uwzględnieniem podmiotów zwolnionych np. na podstawie art. 29 ust. 4 UKK.
ustalić czy pobrać od dłużnika minimalną stosunkową opłatę egzekucyjną – według interpretacji, którą komornik uważa za najbardziej mu odpowiadającą.
To nie „pełna dowolność”, ale świadoma konfiguracja w ramach dobrze zbudowanej struktury. Dzięki temu kancelaria zachowuje spójność działania nie rezygnując z własnych preferencji.
„Ale każda sprawa jest nieco inna…”
Oczywiście. I właśnie dlatego warto mieć stały układ pisma.
Dlaczego? To proste, ponieważ dzięki stałemu układowi pisma:
łatwiej wychwycić, gdy coś odbiega od normy,
łatwiej przekazać sprawę pracownikowi – bo wiadomo, gdzie czego szukać,
mniej zapytań od wierzyciela – wszystko jest od razu jasne.
Standaryzacja to nie sztywność. To fundament, na którym można budować elastyczność, bez niepotrzebnego chaosu.
Co mówi praktyka?
Szablonowe postanowienia w praktyce:
skracają czas przygotowania pisma do kilkudziesięciu sekund,
ograniczają błędy (bo nie trzeba wpisywać danych ręcznie),
zmniejszają liczbę pytań od wierzycieli,
zwiększają efektywność zespołu kancelarii.
Efekt? Mniej chaosu. Więcej spraw zakończonych jasno. I większe szanse na kolejne wnioski egzekucyjne.
Chcesz usprawnić pracę kancelarii i ułatwić komunikację z wierzycielem?
Standaryzacja to coś więcej niż techniczne ułatwienie. To język, który rozumieją wszystkie strony postępowania – komornik, pracownicy kancelarii, wierzyciel i dłużnicy.
Czy Twoje postanowienia są zrozumiałe tylko dla Ciebie, czy też dla tych, którzy muszą na ich podstawie działać?
Jeśli nie jesteś tego pewien, być może warto to uporządkować. Tak, by postanowienie nie było zagadką, tylko decyzją gotową do wdrożenia.
Jeśli temat Cię zaciekawił, przeczytaj też:
5 błędów w prowadzeniu kancelarii komorniczej i jak ich uniknąć, znajdziesz tam więcej o tym, jak poukładana komunikacja wpływa na skuteczność całej kancelarii.
Chcesz zobaczyć, jak standaryzacja wygląda w praktyce?
Pokażemy Ci, jak działa FINITO i jak może wyglądać Twoje postanowienie „po drugiej stronie biurka”.